Samen meer bereiken in Teams

In het vorige artikel leerde je hoe je met Microsoft Teams je energie beter kan doseren doorheen de werkdag.

Vandaag werk ik met een aantal externe medewerkers aan een boeiend project. Een van hen is een Google-gebruiker en werkt op een Mac. De tweede maakt gebruik van verschillende tools op zijn Windows PC. Zelf wissel ik vaak tussen PC en Mac. Daarnaast heb ik een Android telefoon en een Ipad. Dat moet problemen geven, denk je?  Wel dat valt mee, want Microsoft Teams is voor ons de superlijm die al deze verschillende tools, apparaten en operating systemen samenhoudt.  

Laten we eens kijken naar het interne mailverkeer. Je mailbox kan er snel uitzien als een berg van verschillende informatie die gemakkelijk verdwijnt in de massa. Om die berg te minimaliseren, communiceren we vooral via ons eigen projectplatform in Teams.  Je kan zo’n platform vergelijken met Whatsapp of Messenger. Je communiceert op precies dezelfde wijze en kan zelfs emoji’s en geanimeerde gifs toevoegen. Ongeacht het type toestel je gebruikt, zal Teams je meldingen sturen dat er nieuwe berichten zijn en dat allemaal binnen de beveiligde perimeter van jouw netwerk. 

Externe mails, zoals mails van leveranciers, komen binnen in onze persoonlijke mailboxen. Onze chatomgeving in Teams heeft namelijk ook een mailadres dat het mogelijk maakt om mails door te sturen. Eventuele bijlagen worden meteen uit de mail gehaald en opgeslagen in de juiste Teams folder. De mail zelf verschijnt als een chatbericht. Zo blijven we allemaal op de hoogte van afspraken zonder dat we verloren lopen in doorgestuurde mails en antwoorden in onze mailbox. 

Alle bestanden waar we samen op werken, zijn toegankelijk via Teams. De Google Drive van één van de medewerkers, onze OneDrives en de SharePoint omgeving zijn allemaal geïntegreerd zodat we alles op één enkele plek kunnen bekijken en bewerken, individueel of samen. 

Bij elk project met externe medewerkers wordt natuurlijk enorm veel vergaderd en gebrainstormd. Vroeger gebruikten we hiervoor Webex, Skype of GotoMeeting. Het gebruik van deze verschillende tools zorgde voor heel wat verspreiding van notities en aantekeningen. Recent schakelden we over naar de vergaderfunctie in Teams en we merkten meteen een verschil! Telkens we nu een vergadering hebben, wordt er automatisch een omgeving opgezet waar alle aantekeningen, de communicatie via chat, whiteboards etc. verzameld worden voor later hergebruik. Daarnaast nemen we onze vergadering ook op en kunnen we op elk moment terugvallen op wat besproken werd. 

Zo is het niet altijd even makkelijk om Engelse of Franstalige meetings volledig te kunnen volgen. Dankzij automatische transcriptie kan je vergaderingen of webinars gewoon opnieuw afspelen, zodat je zeker bent dat je niets gemist hebt. Je kan zelfs kernwoorden zoeken waardoor je precies te weten komt op welk minuut die ter sprake kwamen. Geen discussies meer! 

Akkoord, het heeft wat moeite gekost in het begin om iedereen te overtuigen. We zijn allemaal vaak wat vastgeroest in onze gewoontes. Verandering is niet evident. Maar nu we allemaal onze weg gevonden hebben, ontdekken we steeds meer toegevoegde waarde in deze manier van samenwerken waarin Microsoft Teams een sleutelrol speelt. 

Ontdek meer in onze volgende blogs! 

STEL OOK JOUW IT-VRAAG!

Zit je ook nog met enkele IT-onzekerheden? Onze experten beantwoorden graag jouw vragen! Of schrijf je in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van al onze IT-tips!

Digitaal comfort

Ga terug naar de Digitaal Comfort-pagina en ontdek al het advies van onze experten.